Een goede gespreksvoering met uw medewerking draagt bij aan het succesvol aanpakken en voorkomen van verzuim. Een belangrijk gesprek in het verzuimproces is het ziekmeldingsgesprek. Indien een werknemer ziek is, moet u hiervan zo snel mogelijk op de hoogte zijn. Leg in het verzuimprotocol vast hoe, wanneer en bij wie de medewerker zich ziek moet melden. Vaak vindt de ziekmelding telefonisch plaats en is dat uw eerste contact met de zieke medewerker.
 
Belangrijk voor het verdere verloop van het verzuim en de maatregelen die getroffen moeten worden, is dat u in dit eerste gesprek de nodige informatie krijgt en afspraken maakt met uw medewerker. Omdat de ziekmelding meestal op een onverwacht en ongelegen moment komt, is het zaak dat u goed bent voorbereid.
 
Ook op andere momenten in het verzuimproces is gespreksvoering van belang, bijvoorbeeld in het kader van verzuimbegeleiding of bij werkhervatting.
 
Aandachtspunten voor het gesprek:

• Zorg voor een rustige plek om rustig en ongestoord te kunnen praten. Bied de medewerker iets te drinken aan.
• Begin niet direct over de re-integratie, maar vraag eerst hoe het met de medewerker gaat. Grote kans dat hij zijn verhaal graag kwijt wil.
• Vraag gerust hoe het met de medewerker gaat, maar vraag niet specifiek naar de aard en toedracht van de klachten van de medewerker.
• Laat de medewerker rustig praten. Respecteer dat hij misschien niet alles wil vertellen.
• Vertel hoe het gaat op de afdeling, maar geef de medewerker niet de indruk dat hij onmisbaar is. Tip: U kunt gerust zeggen dat hij wordt gemist voor zijn inbreng, maar zeg niet dat hij wordt gemist omdat de werkdruk nu hoger is.
• Leg kort uit wat het doel is van het gesprek en wat u wilt bespreken. Geef aan hoeveel tijd er is ingepland voor het gesprek. Dit maakt het makkelijker als u het gesprek later wilt afkappen.
• Bespreek de afspraken die gemaakt zijn in eventuele eerdere gesprekken of in het plan van aanpak.
• Als de medewerker (gedeeltelijk) werkt: informeer hoe de werkzaamheden gingen: waren ze te zwaar, zijn er nog aanpassingen nodig, etc.
• Bespreek of de medewerker toe is aan het opnemen van andere werkzaamheden of aan andere werktijden.
• Maak afspraken over de komende periode: welke werkzaamheden kan de medewerker de komende periode uitvoeren, onder welke condities, op welke dagen en hoelang?
• Maak meteen een vervolgafspraak, maar benadruk dat de werknemer altijd bij u aan kan kloppen, bijv. als de gemaakte plannen toch te ambitieus zijn. Druk de medewerker op het hart meteen aan de bel te trekken als dit het geval is.
• Informeer of de medewerker niet eens een bakje koffie wil drinken op de afdeling. Laat de keus aan de medewerker.
• Tot slot, maak een kort en zakelijk verslag van het gesprek en laat dit door de medewerker ondertekenen.

 
Meer informatie en tips over verzuimgesprekken vindt u hier.