U heeft de keuze gemaakt om een medewerker in dienst te gaan nemen. Zo kunt u de activiteiten op het bedrijf nog beter uitvoeren. Een goede start als werkgever is belangrijk en er komt meer bij kijken dan u misschien van tevoren verwacht. Met een goede start voelt de nieuwe medewerker zich snel thuis op uw bedrijf. Zo zal hij / zij zich op een plezierige manier gemotiveerd voelen om een maximale bijdrage te leveren aan uw bedrijf. Dit tien-stappen-plan helpt u om uw werk­geverschap zo goed mogelijk vorm te geven.

Stap 1 -  Welke mogelijkheden zijn er om iemand in dienst te nemen en wat zijn de voor- en nadelen
Er zijn verschillende arbeidsvormen die u kunt inzetten. Schat in voor welke periode, of voor hoeveel tijd, een medewerker nodig is. Voor kortdurende dienstverbanden zijn de volgende mogelijkheden geschikt: uitzendbureau, payrolling of oproepkrachten als een vakantiekracht, scholier of huis-man of vrouw. Voor kortdurende, onregelmatige werkzaamheden worden vaak loonbedrijven of zzp'ers ingezet. Ook het werken met 65+'ers, stagiaires of vrijwilligers komen steeds meer voor. Bij een langdurige arbeidsbehoefte past 'zelf in dienst nemen', en daarbij is het gebruikelijk om te beginnen met een contract voor bepaalde tijd.

Stap 2 - Taakomschrijving
Maak een omschrijving van de werkzaamheden die u een medewerker wilt laten doen. U kunt hierbij het functiehandboek gebruiken, waarin de meest voorkomende functies zijn vastgelegd. Wanneer u de werkzaamheden van de medewerker goed in beeld heeft, leidt dit tot een functie indeling in de loontabel van de bijbehorende cao. Dit vormt de basis voor de beloning van de medewerker.

Stap 3 - Personeelskosten en beloning
Bepaal welke cao voor uw werkzaamheden van toepassing is. In de cao staan afspraken over bijvoorbeeld arbeidsduur, beloning, overwerktoeslag en vakantiedagen. Bereken op basis hiervan globaal wat een medewerker gaat kosten. Bovenop het brutosalaris dat u een medewerker uitbetaald, komen zogeheten werkgeverslasten. Afhankelijk van de vorm van het dienstverband, bedragen uw totale kosten tussen de 1.3 en 1.8 maal het salaris van de medewerker. Een medewerker die bijvoorbeeld € 10,- bruto per uur verdient, kost u als werkgever dus tussen de €13 en €18 per uur. Hier is onder meer een reservering voor vakantiegeld en de loonheffing in meegerekend die u aan de belastingdienst moet afdragen.

Houd rekening met het verschil tussen bruto en netto loon. De bedragen die in de loontabel genoemd worden zijn altijd bruto. Hier komen nog werkgeverslasten overheen, waarna loonheffing en werknemersverzekeringen afgetrokken worden en het nettoloon overblijft wat de medewerker uiteindelijk ontvangt. De beloning stijgt periodiek doordat bijvoorbeeld het wettelijk minimumloon stijgt of in de cao extra verhogingen bepaald zijn. Daarbij heeft de medewerker vaak jaarlijks recht op de toekenning van een loontrede, waardoor het salaris ook stijgt.

Stap 4 - Werven en selecteren
Het werven van nieuwe medewerkers kan via diverse kanalen plaatsvinden. Een groot gedeelte verloopt in de agrarische sector via mond-tot-mond reclame. Zo kan het eigen personeel een goede bron zijn voor het werven van nieuwe medewerkers, omdat zij familie of kennissen kunnen voordragen op openstaande functies. Eigen personeel kan meestal prima inschatten of het familielid of de kennis de betreffende functie kan vervullen en of deze past binnen het bedrijf.

Nodig mensen uit om op gesprek te komen. Stel ze een aantal vragen die u hebt voorbereid en laat vooral de kandidaat veel praten. Klikt het tussen jullie? Heeft de kandidaat de certificaten die nodig zijn om het werk te mogen doen? Denk hierbij aan bijvoorbeeld een trekkerrijbewijs of een spuitlicentie. Bespreek de werktijden die u in gedachten heeft.

Stap 5 - Afronden van de procedure en arbeidsovereenkomst
U vindt de kandidaat van uw keuze. Dit betekent dat u de sollicitatieprocedure af kunt ronden en een kandidaat een salarisvoorstel kunt doen, maar ook kandidaten af moet wijzen.

Wanneer afspraken niet op papier staan, kan dit leiden tot vervelende discussies. Stel daarom bij zowel een afspraak voor bepaalde- als onbepaalde tijd een arbeidsovereenkomst op. De cao stelt een aantal verplichtingen aan de inhoud van de arbeidsovereenkomst.

Stap 6 - Arbeidsomstandigheden
Wanneer u personeel op uw bedrijf heeft, maar ook wanneer dit stagiaires, zzp'ers of enkel bezoekers zijn, is de Arbeidsomstandighedenwet van toepassing. Zo bent u verplicht om een risico inventarisatie en evaluatie (RI&E) op te stellen. Zorg ervoor dat de Risico inventarisatie en evaluatie (RI&E) gedaan is op uw bedrijf voordat de werknemer begint. Ook moet u zaken regelen als bedrijfshulpverlening. Stigas adviseert werkgevers over veilig en gezond werken en heeft een speciale branche RI&E ontwikkeld.

Stap 7 - Administratieve verplichtingen
Als werkgever heeft u een aantal administratieve verplichtingen:

• U moet de identiteit van uw medewerker zorgvuldig controleren.
• Daarnaast moet u als u voor de eerste keer met personeel gaat werken een loonheffingennummer aanvragen bij de Belastingdienst, waarop u vervolgens loonheffing in moet houden van het loon van uw medewerker. Uw boekhouder berekent om welk bedrag dit precies gaat. 
• U verzorgt de aanmelding bij Colland ten behoeve van het pensioen en de werknemersverzekeringen. 
• Een medewerker heeft recht op vakantiegeld, maak hier zelf alvast een reservering voor.
• Er bestaat een mogelijkheid het risico op doorbetalen van het salaris tijdens ziekte te verzekeren via een ziekteverzuimverzekering. Deze kan bijvoorbeeld via Sazas afgesloten worden.
• Wanneer u zaken doet met een uitzendbureau, heeft u, wanneer dit uitzendbureau niet NEN 4400 gecertificeerd is, het risico hoofdelijk aansprakelijk gesteld te worden wanneer het betreffende bureau niet aan zijn verplichtingen voor het betalen van het minimumloon en minimum aantal vakantiedagen voldoet. Vanuit bepaalde cao's is het zelfs verplicht gesteld enkel zaken te doen met een gecertificeerd bureau.
• Stem met uw boekhouder af dat de medewerker regelmatig salarisstroken en de jaaropgaven krijgt. U mag deze administratie natuurlijk ook zelf voeren.

Stap 8 - Personeelsadministratie
Uw personeelsadministratie omvat naast de loonadministratie ook het personeelsdossier, met daaronder het contract, verslagen van functioneringsgesprekken, ziekteverzuim, vakantiedagen en dergelijke. Een mate van structuur hierin helpt u niet alleen bij het voeren van de administratie, maar maakt het ook gemakkelijker zaken terug te vinden als dit later nodig blijkt te zijn, voor uzelf, voor de medewerker of voor een partij als de Belastingdienst. In verband met de privacy van de medewerker zijn er een aantal voorschriften voor het omgaan met vertrouwelijke gegevens en de bewaartermijn van gegevens. Met alle digitale mogelijkheden die de huidige tijd biedt, bestaan er ook pakketten waarin u uw arbeidszaken online kunt organiseren.

Stap 9 - Inwerken en goed werkgeverschap
Besteed tijd aan het uitleg geven aan de medewerker. Denk hierbij aan wat de taken zijn, maar vooral ook wat de werkmanieren op uw bedrijf zijn. Vooral de eerste werkdag is hierin belangrijk. Uit de praktijk blijkt dat, ervan uitgaan dat iemand wel snapt hoe het werkt, niets vanzelfsprekend is. Investeer in een medewerker en blijf dit doen. Geef aandacht, luister en geef complimenten. Houd zeker één keer per jaar een functioneringsgesprek. Laat de medewerker zelf uitleggen wat hem geboeid blijft houden aan uw bedrijf en vul het antwoord niet zelf in. Maak een verslag van het functioneringsgesprek. Het is niet alleen de medewerker die hiervan leert, maar dat doet u als werkgever ook. Kortom: gedraag u als goed werkgever, dit komt de arbeidsproductiviteit alleen maar ten goede. Op onze themapagina Vitaliteit in Bedrijf treft u allerlei hulpmiddelen, ideeën en tips aan om invulling te geven aan uw personeelsbeleid en goed werkgeverschap. Vanuit Colland zijn scholingsfondsen beschikbaar die het vergroten van de kennis en vaardigheden van uw medewerker toegankelijker maken.

Stap 10 - Op de hoogte blijven van ontwikkelingen
De overgang van ondernemer naar werkgever maakt ook dat u naar uw medewerker een zorgplicht en een bepaalde mate van verantwoordelijkheid heeft die zelfs aansprakelijkheid op kan leveren. Dit betreft voor medewerkers en het inlenen van arbeid onder meer het naleven van wettelijke bepalingen. De werkgeverslijn helpt u hierbij door kennis te verzamelen over de geldende regelgeving en zich voor u op de hoogte te houden van eventuele wijzigingen.